枝干在生长的同时，绿叶也在生长。绿叶充实了大树，为大树带来生气。书中的绿叶指的是实践过程中优化以及个性化自己的时间管理系统。

小强在前面的执行过程中，觉得“3+1”清单系统不是很适合，原因是因为角色定位不同，比如作为执行者，不需要用很多文件夹去存储项目资料。

小强的工作特点：

1）喜欢随手把任务写在便利贴上

2）对自己的要求仅仅是完成工作

3）对所有的事情来者不拒

老付见状，遂抛出了自己的看法：因人而定制定清单系统。书中提到清单系统本身并不需要保密，知道的人也不少，只是很少有人能发现它们的价值并认真去实践罢了。老付根据角色、材料、环境把清单系统归结为四种基本类型：

类型 角色 材料 环境
便利贴先生 任务执行者 形形色色，比如电话、口头、邮件 随任务而定
邮件狂人 项目管理者 通过邮件和项目成员沟通 办公室
交际草 市场营销者 各种各样的约会 社交场合
掌柜 企业决策者 纸质材料，比如财务报表，待批文件 办公室
便利贴先生

任务执行者，经常有大量的琐碎的事情来临

特点：喜欢把任务随手写在便利贴上，而不进行组织；对自己的要求仅仅是完成工作，而不周期性地回顾那些重要的任务，总结得失；对所有事情来者不拒，专做枯燥、单调、没有技术含量的任务，而不去挑战自己。

推荐系统：筷子式清单——大处着眼，小处着手。

两根筷子组成：一根是”任务清单“，一根是”下一步行动清单“。

  • 任务清单：帮助我们做正确的事情，从战略上总览全局；实时管理，添加、删除、修改每个步骤；来自于收集篮的孵化；一般采用树形结构；为下一步行动清单提供素材；记得回顾。

  • 下一步行动清单：帮助我们把事情做正确，专注地采取正确的行动；挑选一个适合现在做的事情执行，建议集中处理一个场合中的事情；内容来自于任务清单或者收集篮的单个步骤的行动；一般采用列表形式。

    • 如何使用：随身携带；扩展功能 [优先级别、情境、头脑风暴]

整理为三个步骤：

  1. 列出任务清单，把收集篮里的东西孵化成任务
  2. 对任务进行分解，把哪些需要多个步骤才能完成的事情在任务清单上进行分解，并且找出“下一步行动”
  3. 管理并执行“下一步行动”。下一步行动清单最好随身携带，一有空的时候就浏览一下，利用好零碎时间，推动整个任务向前进展。
邮件狂人

项目管理者，每天可能要收上百封邮件，管理近十个项目

给所有项目负责人制定规矩：

  1. 通过邮件汇报工作。
  2. 凡是并非重要且紧急的，通过邮件交流。
  3. 邮件言简意赅，说明问题。
  4. 邮件标题统一为”项目名——主题——重要级别“的形式

处理方法：今日事，今日毕，所有的事情，在当天都必须找到处理的方法。

  1. 邮箱设置——设置垃圾邮件过滤器，保持随时更新；不使用工作邮箱订阅无关内容；将邮件按照接收日期排序。
  2. 处理步骤——① 快速浏览一遍所有邮件，目的是删除或者不删除；② 再次浏览一遍收件箱，略读，目的是掌握每封邮件的主要内容，分类存储，切记，分两遍浏览比挨个处理要高效得多；③ 如果分类合理，此时收件箱应该已经清空了。
  3. 合理分类——建立合理的分类文件夹 [如果只按照不同的项目建立不同的文件夹，这对采取”下一步行动“没有任何意义]。① 行动文件夹，比如别人咨询你一个问题，需要一份报告，完成后就可以将邮件挪到归档文件夹，亦或是删除；② 委办文件夹，可立即转发给委办人员；③ 将来某时文件夹，包括某个时刻才能执行的事情，以及有待孵化的任务等。④ 归档文件夹，在这里按照不同的项目建立不同的文件夹。
  4. 此时，不意味着所有的事情都已经搞定，但是已经得到了妥善的处理。
交际草

市场营销者，以时间为线索安排工作

特点：80%时间在外面应酬；80%的时候用不到将来某时、委办、归档；有很多需要定时提醒的事务。

两样武器：日程表和记事本。

  1. 日程表：安排日程。适合记录三种事务——① 在某一个确切的时间里采取的行动 [特定时间]；② 在某一个确切的日期里采取的行动 [非特定时间]；③ 在某个确切的日期里将要获取的信息 [希望了解的情况]。
  2. 记事本：孵化任务 [进行树形的任务分解]，或是头脑风暴。

日程表的使用注意两点：① 圣地原则，写进去了就一定要按照计划执行，和”下一步行动“清单一样，是一个可信赖的系统，不能茫然；② 避免排得太满，否则易使压力过大，工作失去弹性，也易违背圣地原则。

掌柜

企业决策者，协调团队关系，维持收支平衡

特点：纸质资料较多；回顾次数较多。

推荐系统：43个文件夹——每月31天+每年12月。

  1. 方便浏览标签。
  2. 方便取出和放入。

使用方法：

  1. 贴好1-31日和1-12月的标签。
  2. 31个每日文件夹以当天的文件夹为首依次排列。
  3. 12个每月文件夹以当月的文件夹为首依次排列。
  4. 每天取出当天文件夹里的事情放入工作篮进行处理，处理完就可以将文件夹放到最后面。
  5. 每月文件夹，同理。

注意：结合四象限法则；对于不太好拿捏的事情，可考虑调整所在文件夹；一年过后，需要将所有资料进行归档。

了解了这四种清单系统，不妨对号入座，最后劝诫各位：谦虚地学习业务，努力地学习做人，踏踏实实的成长，多结交些良师益友。